English version below
Sopra Steria Polska spółka z o.o. o kapitale zakładowym w wysokości 18 435 000 zł, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców KRS pod numerem 0000241898, z siedzibą
w Katowicach ul. Żelazna 10, 40-851 Katowice, (zwana dalej "Sopra Steria" lub "my" lub "nas") przywiązuje dużą wagę do ochrony danych osobowych swoich Kandydatów (zwanych dalej "Kandydatami" lub "Państwem").
Celem niniejszej Informacji jest przekazanie Kandydatom (odpowiadającym na oferty pracy publikowane przez Sopra Steria lub kandydatom zgłaszającym się z własnej inicjatywy) informacji na temat przetwarzania ich danych osobowych podczas procesu rekrutacji, który może odbywać się za pośrednictwem dowolnego dostępnego kanału (strona internetowa, e-mail, narzędzia rekrutacyjne, profesjonalne media społecznościowe, takie jak LinkedIn itp.).
Należy pamiętać, że niniejsza Informacja może być od czasu do czasu aktualizowana przez Sopra Steria.
Na tej stronie pojawi się data ostatniej aktualizacji. W związku z tym zapraszamy
do regularnego zapoznawania się z nim.
1. Jakiego rodzaju dane osobowe przetwarzamy?
Przetwarzamy tylko te dane osobowe, które są absolutnie niezbędne do oceny Państwa kompetencji
i oceny Państwa umiejętności zawodowych.
W związku z tym możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych i informacje:
- Dane identyfikujące kandydata (nazwisko, imię, dane kontaktowe);
- Dane dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego , takie jak stopnie naukowe i certyfikaty, doświadczenie zawodowe, referencje, nagrody;
- Dane dotyczące Twoich oczekiwań płacowych;
- Dane wynikające z rozmów kwalifikacyjnych i ocen (w szczególności pisemne i ustne odpowiedzi na testy lub rozmowy kwalifikacyjne, raporty z rozmów kwalifikacyjnych sporządzone przez Sopra Steria i odtwarzające odpowiedzi Użytkownika, oceny znajomości języka obcego Użytkownika);
- Dane o Tobie pochodzące z innych źródeł lub od osób trzecich (w tym informacje uzyskane z sieci społecznościowych, informacje przekazane przez Ciebie/referencje od byłego pracodawcy lub współpracownika itp.).
Przetwarzane przez nas dane osobowe mogą być przekazywane bezpośrednio przez Kandydatów, gdy przesyłają nam Oni swoją aplikację (list motywacyjny i życiorys w formie elektronicznej) lub pośrednio, gdy aplikują Oni na nasze oferty pracy, na przykład za pośrednictwem agencji lub firmy rekrutacyjnej.
Niepodanie danych niezbędnych do oceny Pani/Pana przydatności na dane stanowisko oraz posiadanych kwalifikacji zawodowych uniemożliwi Panu/Pani udział w procesie rekrutacji.
W przypadku, gdy Państwa aplikacja o zawarcie umowy o pracę zostanie przyjęta, poprosimy o informacje
i dowody niezbędne do spełnienia obowiązkowych formalności. Ponadto przekazanie określonych kategorii informacji i dokumentów potwierdzających jest wymagane przez prawo. W konsekwencji niepodanie tych danych uniemożliwi zawarcie z Panem/Panią/Pani umowy o pracę.
2. Jakie są cele przetwarzania danych osobowych?
Dane osobowe są zbierane w celach opisanych poniżej. Oprócz celów określiliśmy również podstawy prawne przetwarzania:
| Cele przetwarzania | Podstawa prawna |
|---|
| Wyszukiwanie odpowiednich profili, w tym za pośrednictwem dostępnej dla kandydatów platformy do składania aplikacji (spontanicznie lub w odpowiedzi na ofertę pracy). | Prawnie uzasadniony interes Sopra Steria. |
| Przyjmowanie zgłoszeń i wstępna selekcja kandydatów: sortowanie, rejestracja i klasyfikacja CV i listów motywacyjnych. | Wykonanie umowy (ustalenia przedumowne). |
| Kontaktowanie się z kandydatem w celu oceny jego kompetencji w związku ze stanowiskiem, o które się ubiega, lub na inne stanowisko, jeśli podobne zwolni się oraz w celu oceny jego umiejętności zawodowych: przetwarzanie informacji zebranych podczas rozmów telefonicznych, bezpośrednich rozmów kwalifikacyjnych itp. | Wykonanie umowy (ustalenia przedumowne). |
| Jeśli aplikacja kandydata zostanie rozpatrzona pozytywnie, zakończenie procesu rekrutacji i zawarcie odpowiedniej umową o pracę. | Wykonanie umowy o pracę. |
| Zestawienie statystyk dotyczących ofert pracy w Sopra Steria. | Prawnie uzasadniony interes Sopra Steria. |
| Zapewnienie bezpieczeństwa lokalu (np. stworzenie tymczasowych identyfikatorów w celu zarządzania dostępem do naszych pomieszczeń w przypadku rozmów kwalifikacyjnych na miejscu). | Uzasadniony interes Sopra Steria polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa swoich obiektów. |
| Proponowanie innych oferty pracy, które mogą odpowiadać poszukiwaniom kandydatów, tworząc "pulę kandydatów" lub bazę CV. | Świadoma zgoda kandydata wyrażona w pozytywnym i wyraźnym akcie. |
| Egzekwowanie naszych praw przed ewentualnymi działaniami prawnymi. | Sopra Steria ma uzasadniony interes w przetwarzaniu danych osobowych w celu obrony swoich praw i interesów w przypadku działań prawnych. |
3. Kim są odbiorcy danych osobowych? Pani/Pana dane osobowe są dostępne tylko dla tych, którzy muszą je znać w ramach procesu rekrutacji. Dostęp osób upoważnionych jest ograniczony do wykonywania ich obowiązków i funkcji oraz podlega obowiązkowi zachowania poufności.
W szczególności kategorie odbiorców danych osobowych przetwarzanych przez Sopra Steria są następujące:
Wewnętrznie:
- Członkowie zespołów HR i rekrutacji Sopra Steria;
- Dział IT zajmujący się utrzymaniem ruchu i wsparciem technicznym;
- Członkowie określonej jednostki organizacyjnej lub departamentu, w którym dane stanowisko ma być obsadzone.
Zewnętrznie :
Jeśli Państwa aplikacja zostanie rozpatrzona pozytywnie, w celu sfinalizowania procesu rekrutacji, niektóre z danych osobowych mogą zostać przekazane organizacjom, które muszą zostać poinformowane o Państwa zatrudnieniu (np. ubezpieczenie zdrowotne, emerytury itp.).
Sopra Steria może również ujawnić informacje, jeśli jest to wymagane przez prawo, w tym na podstawie nakazu sądowego lub w celu obrony swoich praw, jeśli takie środki są niezbędne do zapobiegania oszustwom lub cyberprzestępczości lub do zapewnienia bezpieczeństwa Sopra Steria lub jakiejkolwiek innej osoby, jeśli jest to wymagane lub dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa.
Ze względu na międzynarodowy wymiar Grupy Sopra Steria, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom spoza Unii Europejskiej/Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG: państwa członkowskie UE oraz Islandia, Liechtenstein i Norwegia), do krajów, które nie zapewniają poziomu ochrony odpowiadającego unijnemu standardowi zasadniczej równoważności. Międzynarodowe przekazywanie danych osobowych może być konieczne do prowadzenia działalności biznesowej Sopra Steria oraz do jej wewnętrznego zarządzania administracyjnego. Sopra Steria zapewnia, że ograniczone transfery odbywają się zgodnie z prawem, przy użyciu narzędzi transferowych przewidzianych w obowiązujących przepisach oraz zapewniając odpowiednie zabezpieczenia i środki ochrony. Kopię tych gwarancji można uzyskać, wysyłając wiadomość e-mail na następujący adres e-mail: support.privacy@soprasteria.com.
4. Jak długo przechowujemy dane osobowe?
Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe tylko tak długo, jak będzie to konieczne do zakończenia procesu rekrutacji. Jeśli rekrutacja przebiegnie pomyślnie, Państwa dane staną się częścią akt administracyjnych i będą przechowywane przez maksymalnie pięć lat po zakończeniu stosunku pracy, zgodnie z wymogami obowiązującego prawa.
Po zakończeniu procesu rekrutacji i w przypadku odrzucenia aplikacji, Państwa dane będą przechowywane w aktywnej bazie danych przez trzy miesiące, w celu uzyskania wyjaśnień na temat powodów tej decyzji.
Po upływie tego okresu i wyłącznie za zgodą użytkownika firma Sopra Steria może przechowywać dane użytkownika przez maksymalny łączny okres 24 miesięcy od ostatniej interakcji z firmą Sopra Steria. Okres ten pozwala nam na ponowną ocenę profilu Użytkownika, jeśli pojawi się podobne stanowisko, które naszym zdaniem może być dla niego interesujące.
Niektóre z danych mogą być przechowywane w archiwum pośrednim z ograniczonym dostępem dla celów dowodowych w celu egzekwowania naszych praw przed ewentualnymi działaniami prawnymi. Okres ten nie przekroczy 5 lat od daty podjęcia decyzji o zatrudnieniu.
Gdy Państwa dane osobowe nie są już potrzebne do tych celów lub do celów archiwizacyjnych, zapewniamy, że zostaną one całkowicie zniszczone lub zanonimizowane.
5. Jakie prawa przysługują Kandydatom?
Sopra Steria uznaje znaczenie praw osób, których dane dotyczą, i umożliwia osobom fizycznym korzystanie z nich w najprostszy i najskuteczniejszy sposób. W związku z tym jesteśmy otwarci na Państwa pytania dotyczące warunków przetwarzania Państwa danych osobowych oraz na Państwa wnioski o skorzystanie
z następujących praw:
- Prawo dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania ich kopii oraz informacji o tym, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe i jaka jest ich podstawa prawna;
- prawo do sprostowania swoich danych osobowych, jeśli są nieprawidłowe oraz prawo do ich uzupełnienia, jeśli są niekompletne;
- Prawo do usunięcia swoich danych osobowych, gdy nie są one już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub przetwarzane;
- Prawo do sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Sopra Steria, chyba że Sopra Steria ma do tego ważne prawnie uzasadnione podstawy lub jeśli dane są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
- Prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy użytkownik skorzystał z prawa do sprzeciwu lub sprostowania swoich danych w oczekiwaniu na odpowiedź ze strony Sopra Steria;
- Prawo do żądania przeniesienia swoich danych osobowych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeśli przetwarzanie przez nas odbywa się na podstawie zgody użytkownika lub wykonania umowy, którą użytkownik z nami zawarł;
- Prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeśli takie przetwarzanie odbywa się na podstawie Państwa zgody.
Ubiegając się o stanowisko lub przesyłając spontaniczną aplikację na naszych platformach rekrutacyjnych, istnieje możliwość skorzystania z niektórych swoich praw bezpośrednio na platformie, w tym z prawa do:
- Sprawdzenia statusu swojej aplikacji;
- Edytowania swojego CV lub odpowiedzi na pytania preselekcyjne;
- Dodawania lub usuwania załączonych plików;
- Usuwania lub zanonimizowania swojego profilu w dowolnym momencie.
6. Z kim należy się skontaktować, aby skorzystać z przysługujących praw lub w razie jakichkolwiek pytań?
W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszej Informacji lub w przypadku chęci skorzystania z któregokolwiek ze swoich praw lub skontaktowania się z naszym inspektorem ochrony danych (IOD), prosimy o kontakt pod następującym adresem e-mail: krzysztof.zymek@soprasteria.com
Ostatnia modyfikacja: 08/07/2026
Information on the protection of personal data of candidates
Sopra Steria Polska sp. z o.o. with a share capital of PLN 18,435,000, registered in the Register of Entrepreneurs of the KRS under number 0000241898, with its registered office in Katowice, 10 Żelazna Street, 40-851 Katowice, (hereinafter referred to as "Sopra Steria" or "we" or "us")attaches great importance to the protection of personal data of its Candidates (hereinafter referred to as "Candidates" or "you").
The purpose of this Notice is to provide Candidates (responding to vacancies published by Sopra Steria or candidates applying on their own initiative) with information about the processing of their personal data during the recruitment process, which may take place through any available channel (website, email, recruitment tools, professional social media such as LinkedIn, etc.).
Please note that this Notice may be updated by Sopra from time to time.
The date of the last update will appear on this page.
Therefore, we invite you to read it regularly.
1. What kind of personal data do we process?
We only process personal data that is strictly necessary to assess your competence and assess your professional skills.
As a result, we may process the following categories of personal data and information:
- Candidate Identity and contact information (surname, first name, contact details);
- Education and work experiencedata, such as degrees and certificates, work experience, references, awards;
- Salary expectation data;
- Interview and assessment data (in particular, written and oral answers to tests or interviews, interview reports prepared by Sopra Steria and reproducing the candidates’ answers, assessments of the candidates’ knowledge of a foreign language);
- Data about you from other sources or from thirdparties (including information obtained from social networks, information provided by you/references from a former employer or colleague, etc.).
The personal data we process may be provided directly by Candidates when they send us their application (cover letter and CV in electronic form) or indirectly when they apply for our job offers, for example through an agency or recruitment company.
Failure to provide the data necessary to assess your suitability for a given position and your professional qualifications will prevent you from participating in the recruitment process.
In the event that your application for an employment contract is accepted, we will ask for the information and evidence necessary to comply with the mandatory formalities. In addition, the provision of certain categories of information and supporting documents is required by law. As a consequence, failure to provide this data will make it impossible to conclude an employment contract with you.
2. What are the purposes of personal data processing?
Personal data is collected for the purposes described below. In addition to the purposes, we have also specified the legal bases for the processing:
| Purposes of processing | Legal basis |
|---|
| Search for relevant profiles, including through an application platform available to candidates (spontaneously or in response to a job offer). | Sopra Steria's legitimate interest. |
| Accepting applications and pre-selecting candidates: sorting, registering and classifying CVs and cover letters. | Performance of the contract (pre-contractual arrangements) |
| Contacting you to assess your competencies in relation to the position you are applying for or for another position if a similar one becomes vacant and to assess your professional skills: processing information collected during telephone interviews, face-to-face interviews, etc. | Performance of the contract (pre-contractual arrangements). |
| If the candidate's application is considered positively, the completion of the recruitment process and entering into an employment contract | Performance of the employment contract. |
| Summary of statistics on job offers in Sopra Steria. | Sopra Steria's legitimate interest. |
| Ensuring the security of the premises (e.g. creating temporary IDs to manage access to our premises in the event of on-site interviews). | Sopra Steria's legitimate interest in ensuring the safety of its facilities. |
| Suggesting other job offers that can match the search for candidates, creating a "candidate pool" or CV database. | Informed consent of the candidate expressed in a positive and explicit act. |
| Enforcing our rights against possible legal action. | Sopra Steria has a legitimate interest in processing your personal data in order to defend its rights and interests in the event of legal action. |
3. Who are the recipients of personal data?
Your personal data is only available to those who need to know it as part of the recruitment process. Access by authorised persons is limited to the performance of their duties and functions and is subject to a duty of confidentiality.
In particular, the categories of recipients of personal data processed by Sopra Steria are as follows:
- Software recruitment platforms;
- External service providers integrated with Sopra Steria staff;
If your application is successful, in order to finalize the recruitment process, some of your personal data may be passed on to organizations that need to be informed about your employment (e.g. health insurance, pensions, etc.).
Sopra Steria may also disclose information if required to do so by law, including pursuant to a court order or to defend its rights, if such measures are necessary to prevent fraud or cybercrime or to ensure the safety of Sopra Steria or any other person if required or permitted by applicable law.
Due to the international dimension of the Sopra Steria Group, your personal data may be transferred to recipients outside the European Union/European Economic Area (EEA: EU Member States plus Iceland, Liechtenstein and Norway), to countries that do not provide a level of protection corresponding to the EU standard of essential equivalence. International transfers of personal data may be necessary for the conduct of Sopra Steria's business activities and for its internal administrative management. Sopra Steria ensures that limited transfers take place in accordance with the law, using the transfer tools provided for in the applicable regulations and ensuring that appropriate safeguards and safeguards are in place. A copy of these warranties can be obtained by sending an email to the following email address: support.privacy@soprasteria.com.
4. How long do we keep your personal data?
We will only store your personal data for as long as necessary to complete the recruitment process. If the recruitment process is successful, your data will become part of the administrative file and will be stored for a maximum of five years after the termination of the employment relationship, as required by applicable law.
After the recruitment process is completed and in the event of rejection of the applicationyour personal data will be retained for a period of three months following the end of the recruitment process. After this period, and only with your consent, Sopra Steria may retain your data for a maximum total period of 24 months from your last interaction with Sopra Steria. This period allows us to re-evaluate your profile if a similar position arises that we think may be of interest to you.
Some of the data may be stored in an intermediate archive with limited access for evidentiary purposes in order to enforce our rights against possible legal action. This period will not exceed 5 years from the date of the decision on employment.
When your personal data is no longer needed for these purposes or for archiving purposes, we ensure that it is completely destroyed or anonymised.
5. What rights do Candidates have?
Sopra Steria recognizes the importance of the rights of data subjects and enables individuals to exercise them in the simplest and most effective way. We are therefore open to your questions about the conditions of processing your personal data and to your requests to exercise the following rights:
The right to object to the further processing of your personal data for reasons relating to your particular situation, if the processing is based on Sopra Steria's legitimate interest, unless Sopra Steria has compelling legitimate grounds for doing so or if the data is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims;
When applying for a position or submitting a spontaneous application on our recruitment platforms, you have the opportunity to exercise some of your rights directly on the platform, including the right to:
- Check the status of your application;
- Edit your CV or answer pre-selection questions;
- Add or remove attached files;
- Delete or anonymize your profile at any time.
6. Who should I contact to exercise my rights or if I have any questions?
If you have any questions about this Notice, or if you wish to exercise any of your rights or contact our Data Protection Officer (DPO), please contact us at the following email address: krzysztof.zymek@soprasteria.com
Last modified: 08/07/2026